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Cuatro formas de mejorar la colaboración en las empresas

abril 14, 2011

Excelente publicación de Francisco Carrascode la revista CIO America Latina

Cuatro formas de mejorar la colaboración en las empresas.

Un nuevo informe de Forrester Research estima que mientras las empresas continúan adoptando herramientas de colaboración empresarial, pero éstas no están viendo grandes beneficios. Según la encuesta, hecha a 934 responsables de software de colaboración, 64% señala que están viendo entre cero y cuatro beneficios, pero la consultora rastreo 12 beneficios del uso de las tecnologías de colaboración.
Los beneficios que las empresas están obteniendo corresponden en su mayoría a los viajes (62%) y a la comunicación corporativa (58%). El autor del informe y analista de Forrester, TJ Keitt afirma que esto sobre todo se debe porque estas dos áreas son las más fáciles de seguir por las empresas.

La revisión de los gastos de viaje antes y después de implementar una herramienta de colaboración, por ejemplo, es fácil de controlar, agrega. “Cosas como la mejora de la innovación o hacer que los trabajadores sean más productivos son potencialmente efímeras o demasiado específicas para que sean bien llevadas por un negocio. Por lo tanto, una empresa podría estar recibiendo estos beneficios, pero no hay forma de notarlo”.

Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas para obtener más valor de la tecnología de colaboración? Forrester recomienda tomar los siguientes cuatro pasos a medida que consigue y despliega las herramientas.

1. Haga un mapa de cómo los empleados hacen su trabajo

Antes de seleccionar y aplicar herramientas de colaboración, entienda qué retos enfrentan sus empleados actualmente, recomienda el informe. ¿Hay problemas de comunicación? ¿El avance de los proyectos disminuyó porque los empleados tienen problemas para encontrar lo que están buscando? Para responder a estas preguntas, el informe recomienda hacer observación, entrevistas o encuestas a los trabajadores.

Para garantizar una respuesta honesta, fomente las respuestas francas, dígale a sus empleados que nada de lo que dicen se les podrá atribuir directamente a ellos, señala el informe.

2. Destaque claramente las cuestiones que las herramientas de colaboración pueden resolver

Después de entrevistar y encuestar a los empleados, categorice los problemas que ha descubierto en cuatro categorías: las que las soluciones tecnológicas pueden abordar, las que requieren reingeniería de los procesos del negocio, las que son culturales y las que son una combinación de los anteriores. Enfóquese en las que pueden ser atendidas por las soluciones tecnológicas, recomienda Forrester.

3. Considere la posibilidad de conflictos en el lugar de trabajo a la hora de seleccionar las herramientas

Forrester encontró que el número de encuestados que reportaron reducción de los viajes, toma de decisiones más rápida, menor tiempo de comercialización y mejor administración de proyectos como beneficios, se incrementó a medida que agregaron más herramientas de colaboración. El número mágico que debe tener como objetivo para ver los beneficios es de cuatro o cinco, según el informe.

Si por ejemplo, se necesita una simple herramienta ad hoc de conversación, es posible que desee considerar una aplicación de mensajería instantánea más fuerte. Asegúrese de resaltar sus necesidades ante los proveedores durante el proceso de solicitud de propuestas, señala el informe.

Además, invite a los usuarios finales al proceso de la toma de decisiones en tecnología. Ellos pueden ayudarle a probar las herramientas para asegurarse de que hacen frente a las necesidades de los procesos de su negocio, de acuerdo con el informe.

4. Establezca políticas y procesos para asegurar la adopción

El éxito de su implementación depende de la adopción de las herramientas. Trabaje en conjunto con la empresa para establecer políticas que ayuden a los empleados en la utilización de las herramientas. Esto podría significar la promoción de incentivos para participar en la comunidad y subir documentos al área de trabajo en equipo.

También será necesario que desarrolle métodos de medición de los beneficios para el negocio más allá de cosas como la reducción de viajes, agrega el informe. Otra de las claves del éxito: predique con el ejemplo cuando utilice estas herramientas y mediante la celebración de reuniones para compartir información.

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